[بحث جاهز للطباعة] اروع بحث عن نظم المعلومات الإدارية –

نظم المعلومات الإدارية ودورها في صناعة القرار.

يتم النظر لنظم المعلومات الإدارية على أنها عبارة عن عدة أجزاء متكاملة ومتداخلة تتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف معين ، ويوفر نظام المعلومات الإدارية المعلومات اللازمة لصانع أو متخذ القرار بالحصول على هذه المعلومات من النظم الرسمية أو غير الرسمية ، وذلك بتحويل البيانات بعد معالجتها إلى معلومات.
وقد أصبحت نظم المعلومات الإدارية من أنجح الوسائل التي تستخدمها المنشأة وتجابه بها تحديات العصر، وتوضح المقياس الحقيقي للتقدم أو التخلف ، ويعني ذلك معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات تساعد القائد أو المدير على ترشيد القرار.
ما هي نظم المعلومات الإدارية؟
أ. هي نظام مصمم لأداء وظائف الإدارة المختلفة.
ب. هي نظام يوفر المعلومات لمتخذ القرار.
ج . هي نظام يعالج البيانات بواسطة الحاسب الآلي .
وبناء عليه نستطيع القول بأن نظم المعلومات الإدارية : هي الأداة التي بواسطتها تتم معالجة البيانات إلكترونياً بالحاسب الآلي ، أو هي نظام ينتج المعلومات الإدارية بالحاسب الآلي ، أو هي العمليات التي تم بواسطتها استخدام الحاسب الآلي لحل المشاكل الإدارية.
علاقة نظم المعلومات بالوظائف الأخرى
ترتبط نظم المعلومات بنظم معلومات وظيفية تعمل في عدة مجالات مثل (التمويل، التسويق ، التصنيع ، الإنتاج).
أهمية نظم المعلومات
أصبحت هامة وملحة لعموم المؤسسات لعدة أسباب، منها :
أ. تسارع التطور التكنولوجي في الأداء والإنتاج والأساليب ووسائل الاتصال.
ب. المنافسة الشديدة بين المؤسسات مما يتوجب سرعة اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات الدقيقة التي تشتمل على كافة العوامل المؤثرة على بيئة العمل.
ج. أصبحت مورداً مهماً مما زاد من أهمية الحصول عليها.
د . ازدياد التعقيدات في مهام إدارة المؤسسات وذلك للتقدم التقني والمعرفي.
هـ . ازدياد التأثيرات والمتغيرات (السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتقنية ) التي تؤثر على سير العمل سواء على الصعيد المحلي أو الدولي.
و. ساهم تطور وسائل الاتصال في سرعة جمع وتحليل ومعالجة وتخزين وإخراج ونشر البيانات وتحويلها إلى معلومات ذات قيمة لدعم وترشيد عملية صناعة القرار.
الشروط التي يجب توفرها في المعلومة :
أ . الآنيــة( Timeliness ) .
ب .الدقــة ( Accuracy ) .
ج. الثبـات (Verifiability ) .
د . الإيجاز ( Conciseness) .
هـ .الكمال (Completeness ).
مكونات نظم المعلومات
يعمل قطاع المعلومات في مجالين رئيسيين هما الإدارة، والحاسب الآلي، وتتكون نظم المعلومات من :
أ . المديرين .(Managers) وهم المختصون في المعلومات والمكون الأساسي لهذه النظم .
ب. البيانات.( Data) .
ج. المعلومات.( Information) .
د. قنوات الاتصال . (Canal Communication).
هـ. قاعدة البيانات (Database) .
و. التطبيقات (Application) .
ز. البرامج (Software) .
وخلاصة القول أن موارد أو مكونات نظام المعلومات تتكون من أجهزة وبرامج وقاعدة بيانات وعاملين لإنتاج هذه المعلومات ومستفيدين من هذه المعلومات بالإضافة إلى مراكز المعلومات.
المشاركون في عمل ووظيفة نظم المعلومات.
أ. المبرمجون . وهم نوعان مبرمجو نظام (System Prog.) ، ومبرمجو تطبيقات (Application Prog.) حيث يقوم مبرمجو النظم بكتابة برامج النظم كالتشغيل ونظم قاعدة البيانات وهم من الحاصلين على درجة علمية في الحاسب الآلي ، وقد يعملون بعض الوقت (Part Time) أما مبرمجو التطبيقات فيقومون بكتابة البرامج لأداء أعمال محددة مثل حفظ المخزون.
ب. مدققو البيانات (Date Processing Editor) . وهم الذين يقومون بمراجعة وتدقيق البيانات وتنقيحها.
ج. مدخلو البيانات (Data Entry) هم الذين يقومون بإدخال البيانات من المصادر (الوثائق) الأساسية.
د. إداريو قاعدة البيانات (Database Administrator) ، وهم مصممو قاعدة البيانات الذين يضبطونها ويجب أن تكون لديهم خلفية فنية جيدة وهم الذين يتصلون بالمستفيدين ويجب عليهم المحافظة على المعلومات المخزنة وتحديثها وتقديم المشورة للمبرمجين والمحللين.
هـ. مستشار نظم المعلومات (Information System Consultant)
يقدم المشورة اللازمة للمؤسسة فيما يتعلق بنظم المعلومات ويجب أن يحمل مؤهلاً عالياً كالماجستير أو الدكتوراه ويجب أن يكون لديه القدرة على الاتصال بالمستفيدين وفهم المشاكل التي تقابل المنظمة وتقديم الحلول المناسبة لها.
و. مدير نظم المعلومات ( Information System Manager)
ولأهمية موقعه فهو يحتاج إلى الإلمام بالمهارات الإدارية لجميع وظائف الإدارة ومنها القدرة على (التخطيط ، التنظيم ، الرقابة ، الإشراف ، بالإضافة إلى العلاقات الإنسانية ) ولابد أن يحمل مؤهلاً عالياً في الحاسب لا يقل عن درجة الماجستير.
ز. المترجم / المؤلف (Compiler). وهو الذي يترجم برامج الحاسب المرمزة بلغة الحاسب.
ح. مجموعة الضبط (Control Group) . تقوم هذه المجموعة بالمحافظة على الضوابط المحددة للإدخال والإخراج وتدقق وتراجع المخرجات قبل توزيعها على المستفيدين.
ط. المستفيد النهائي (End User). وهو الشخص الذي تنتهي عنده المخرجات.
المفهوم الموسع لنظم المعلومات الإدارية
يتم النظر لنظم المعلومات الإدارية على أنها عبارة عن عدة أجزاء متكاملة ومتداخلة تتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف معين ، ويوفر نظام المعلومات الإدارية المعلومات اللازمة لصانع أو متخذ القرار بالحصول على هذه المعلومات من النظم الرسمية أو غير الرسمية ، وذلك بتحويل البيانات بعد معالجتها إلى معلومات.
ويتكون نظم المعلومات الإدارية من العناصر التي تم إيضاحها سابقاً في (مكونات نظم المعلومات)، وتقع مسؤولية تصميم نظام المعلومات وتنفيذه على المدير ولذلك يجب عليه أن يلم بالآتي:
أ. القدرة على استخدام تقنية المعلومات لتصميم نظام عمل فعال يؤدي إلى إنجاز مهام المنظمة.
ب. تقييم نظم المعلومات واقتراح ما يلزم لتطويرها.
ج. إدارة موارد المعلومات المتاحة.
د. معرفة إمكانيات الأجهزة والمعدات.
أهم التحديات التي تواجه نظم المعلومات:
أ. تناقص قيمة المعلومات إذا لم تستخدم في وقتها المناسب (التقادم).
ب. صعوبة إدخال بعض البيانات وذلك لعدم القدرة على التعبير عنها مثل تحويل بعض البيانات إلى قيم كمية مثل الأفكار الحديثة لإنتاج أو تطوير منتج ما.
ج. احترام شدة المنافسة.
د. التغيرات البيئية حيث تؤدي إلى تغير الاحتياجات التي على أساسها بني نظام المعلومات ، وبالذات تأثير البيئة الخارجية ولذلك فإن المعلومات لا يمكن أن تنتهي ويكتمل بناؤها لأنها في حالة بناء مستمر (تطوير) وبالتالي يصبح تحديث نظام المعلومات أمراً ضرورياً بالرغم من التكلفة.
هـ. تسارع تغير تكنولوجيا الحاسب الآلي.
و. النقص الحاد في الأشخاص الفنيين الماهرين.
ز. يؤدي التقدم التقني الهائل إلى ضرورة إعادة تأهيل العاملين في حقل نظم المعلومات لمواكبة العصر وتغيراته.
أنواع نظم المعلومات:
أ . نظام معالج البيانات . Data Processing System (DPS)
ب. نظام المعلومات الإدارية Management Information System (MIS)
ج. نظام دعم القرار . Decision Support System (DSS)
د. نظام معلومات الحاسب . Computer – Based Information System (CBIS)
هـ. نظام الذكاء الصناعي . Artificial Intelligence System (AIS) .
و. نظام الإدارة . Expectative Support System (ESS)
ز. نظام الخبير . Expert System (ES) .
ح. نظام المكتب الآلي . Office Automation System (OAS).
آلية عمل بعض النظم السابقة:
أ . نظم معالجة البيانات (DPS)
هذا النظام يعالج البيانات وذلك بتحويل الأرقام والحروف إلى معلومات لغرض الاستفادة منها واستخدامها. وتتم المعالجة بعدة طرق ( معالجة يدوية ، معالجة بالآلات التي تعمل بالمفاتيح مثل آلات الكتابة ، والآلات الحاسبة ، وآلات تثقيب البطاقات ، والحاسبات الآلية ) . ومن المهام الأساسية لنظام معالجة البيانات مايلي:
(1) تجميع وإعداد البيانات . وهي المهمة الأساسية لهذا النظام وذلك بتسجيل أنشطة المؤسسة وحفظها في سجلات ، ويمكن تجمع البيانات باستخدام نهاية طرفية (Terminals) ومثال على ذلك ما يتم في مكاتب الطيران حيث يستطيع موظف الحجز أن يدخل البيانات مثل (رقم الرحلة وموعد إقلاعها واسم المسافر والدرجة والمقعد ) إلا أنه يجب إعداد وتصنيف وترميز البيانات قبل إدخالها .
(2) مراجعة البيانات. وذلك للتأكد من صحتها وخلوها من الأخطاء قبل معالجتها.
(3) معالجة البيانات. وتحتوي هذه الخطوة على عدد من الأنشطة الفرعية مثل (ترتيب البيانات Sorting) وإنشاء الملفات وتخزينها ، وإجراء العمليات الحسابية والتلخيص ، ثم وضعها بنسق معين ، ويتوقف إنشاء الملف على نظام إدارة الملفات (File Manager)، ويتم إجراء العملية الحسابية بتطبيق المعادلات والنماذج الرياضية على البيانات للحصول على معلومات إضافية ، وأخيراً تتم عملية تلخيص البيانات لتقديمها للإدارات العليا ويمكن عرض البيانات بالأشكال والرسوم وبرنامج (Harvard Graphics) .
(4) تخزين البيانات . ويتم التخزين على الوسائط المساعدة للحاسب ، ويُطلق على البيانات التي يتم تخزينها (قاعدة بيانات) وهي ناتجة أساساً من معالجة البيانات.
(5) إعداد التقارير. تنفذ العمليات السابقة من (1-4) لغرض إعداد التقارير وهي الكيفية التي تقدم بها البيانات للمستخدم أو المستفيد النهائي مثل تقارير المبيعات وقد تكون هذه التقارير ( يومية أسبوعية ، شهرية ، أو سنوية).
(6) خطوات معالجة البيانات.
(أ) الإدخال (Input) . ويشمل:
الإنشاء (Originate) والتصنيف (Classify) والتنقيح (Edit) .
(ب) المعالجة (Processing). وتشمل ( الفرز ، والعملية الحسابية ، والتلخيص ، والمقارنة ، الاسترجاع).
(ج) التخزين (Storage) . ويشمل (الفهرسة ، الحماية ، التحديث ).
(د) الإخراج (Output) . ويشمل إخراج التقارير ، والعرض ،و الإصدار أو النشر.
(هـ) خصائص نظم معالجة البيانات.
- يؤدي نظام معالجة البيانات مهام أساسية لا غنى لأي مؤسسة عنها.
- تتم معالجة البيانات وفقا لإجراءات محددة.
- يتعامل نظام معالجة البيانات مع هذه البيانات تاريخياً حيث تصف هذه البيانات أحداثاً وقعت في الماضي.
- يوفر الحد الأدنى من المعلومات اللازمة لحل مشاكل المنظمة وذلك من خلال إعداد التقارير.
- يستخدم في المستوى الأدنى (التشغيلي) لممارسة الأعمال المكتبية والتعامل مع السجلات.
ب . نظم المعلومات الإدارية Management Information System (MIS)
لم تعد نظم معالجة البيانات (DPS) قادرة على تلبية احتياجات صانعي القرار بالنسبة لتوفير المعلومات، لذا تم البحث عن نظم أكبر حجماً وتم الاتجاه لنظام المعلومات الإدارية (MIS) التي تُعرف:بأنها ذلك النظام المبني على الحاسب الآلي لغرض توفير المعلومات للمديرين لاتخاذ القرارات بطريقة صحيحة مبنية على معلومات آنية ودقيقة وصحيحة وذلك بناء على نشاط المنظمة (إنتاج ، تسويق ، تمويل ، أفراد ، الخ...) بالاعتماد على ما حدث في الماضي وما يحدث حالياً وما هو متوقع حدوثه مستقبلاً.
وتقدم هذه المعلومات للمستفيدين في شكل تقارير دورية ونماذج رياضية لغرض مساعدة متخذ القرار على حل مشاكل المؤسسة ، وقد يتوفر للمنظمة العديد من نظم المعلومات الإدارية الفرعية حسب نشاط المنظمة مثل ( نظام الإنتاج ، نظام التسويق ، نظام التصنيع ، نظام الموارد البشرية ) . ويوضح الشكل رقم (2) وظائف نظام المعلومات الإدارية.
ويعتمد على قاعدة بيانات (Data Base) لتوفير المعلومات اللازمة لدعم صانع أو متخذ القرار.
(1) مفهوم نظم المعلومات الإدارية.
(أ) التعريف الأول: نظام المعلومات الإدارية مجموعة من الأجزاء المرتبطة مع بعضها البعض تقوم بمعالجة المعلومات باستخدام الحاسب الآلي.
(ب) تعريف (سن): نظام متكامل يوفر المعلومات اللازمة للتخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة من خلال توفير معلومات وصفية للماضي والحاضر وتوقع بالمستقبل ويقدمها في الوقت المناسب.
ويمكن أن نستنتج من التعريفات السابقة بالنسبة لما يخص نظام المعلومات الإدارية ما يلي:
- بني هذا النظام أساساً على الحاسب الآلي بالنسبة لإدخال ومعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات.
- نظام متكامل يربط بين مجالات وظيفية ممكنة مثل (التصنيع ، التسويق ، الإنتاج ، الشراء ، التمويل).
- يدعم وظائف التخطيط والرقابة والعمليات.
- يقدم المعلومات اللازمة لصانع القرار.
- يصف الماضي والحاضر ويتنبأ بالمستقبل.
- يقوم بجمع المعلومات من البيئة الخارجية لكونها تؤثر على نشاط المنظمة في الداخل.
أنواع التقارير التي ينتجها نظام المعلومات الإدارية.
أ. التقارير الدورية: يومية، أسبوعية شهرية، سنوية، نصف سنوية، وهي تخدم الإدارة التشغيلية الدنيا، والإدارة الوسطى وفي نفس الوقت قد تكون أهدافا للإدارة العليا، وتحتوي على الميزانية العامة، وقوائم الدخل، وحركة المخزون، وحركة المبيعات.
ب. التقارير الاستثنائية: وهي تقارير غير مجدولة تطلبها الإدارة عند بروز معضلة طارئة حيث تتدخل الإدارة وتطلب تقارير عن هذه المعضلة الطارئة وغير المبرمجة .
ج. التقارير الخاصة: وهي تقارير تعد لحالة أو موقف معين يطلبها المدير لعدم توفرالمعلومات التي يحتاجها فيما لديه من تقارير دورية.
دور نظم المعلومات الإدارية في صناعة القرار
من خلال نظم المعلومات الإدارية يمكن التعرف على المشاكل التي تقابل المنظمة ومن ثم المساهمة في حلها. وكما سبق أن وضحنا فإن نظم المعلومات تحقق تكاملاً بين مختلف وظائف التنظيم حيث توفر قاعدة بيانات تغطي معظم مجالات المنظمة ولذلك فإن نظام المعلومات الإدارية هو الأداة الفعالة أمام الإدارة العليا (المستوى الأعلى) لأنه يوفر المعلومات الآنية والدقيقة والمتكاملة لذلك يعتبر الأكثر دعماً لصانع القرار ، كما أنه يوفر للمديرين المعلومات التي يحتاجها كل منهم. ومع كل هذا فإن نظم المعلومات الإدارية قد لا تغطي كافة المجالات لذلك تم تصميم نظام دعم القرارات.
أ. تطور وسائل صنع القرار
(1) . نظام دعم القرار .(Decision Support System) (DSS) .
(أ) علم الإدارة. (Management Science) الذي قدم نماذج معينة للمساعدة على اتخاذ القرار.
(ب). بحوث العمليات . (Operation Research) حيث اعتمد على الأساليب الكمية والنماذج الرياضية في معالجة المشاكل واتخاذ القرار.
(ج) نظم معالجة البيانات . (Data Processing System) وبظهور الحاسبات الآلية (Computers) شكل الاثنان ما يُعرف بنظم المعلومات (Information System).
(2) نظم دعم القرارات. (DSS) . يسهم هذا النظام في صناعة القرارات وقد صنفه ( آلتر ) حسب درجة مساهمته في اتخاذ القرار على النحو التالي:
(أ) النظم التي تعد تقارير معينة من ملفات متعددة.
(ب) النظم التي تتيح للمدير تحليل ملف كامل من المعلومات.
(ج) النظم التي تساعد المدير على استرجاع معلومات معينة.
(د) النظم التي تمكن المدير من الإجابة على ( ماذا : What ) ، و ( إذا : If ) لغرض تقدير النتائج والتبعات التي ستترتب على اتخاذ القرار.
(هـ) النظم التي تقوم بصنع القرار للمدير مثل النماذج الرياضية.
(3) تعريف نظم دعم القرار (DSS) هي تلك النظم التي تدعم المدير أو فريق العمل لحل مشكلة ما من خلال توفير المعلومات والاقتراحات المتعلقة بالقرار حيث يتم توفير هذه المعلومات على شكل تقارير دورية أو خاصة بالإضافة إلى النماذج الرياضية . وتعتبر نظم دعم القرار طريقة تطبيقية باستخدام الحاسب الآلي في العمليات الإدارية مثل ( زيادة الفعالية والكفاءة وتحسين الإنتاج ) كما يطبق هذا النظام في مجالات التخطيط الاستراتيجي طويل الأمد ويساهم أيضا في وضع السياسات الخاصة بالمنظمة.
(4) مفهوم نظم دعم القرار. هو ذلك النظام الذي يحدث تفاعلاً مباشراً بين الحاسب الآلي والمستخدم النهائي للنظام دون الحاجة إلى وسائل وسيطة مثل خبراء المعلومات ، كما يسمح بالمشاركة في الوقت (Time Cheering) لكل المستخدمين.
وهناك مفهوم آخر يقول أن نظم دعم القرار عبارة عن مجموعة من الإجراءات المبنية على نماذج معينة لمعالجة البيانات ومساعدة المديرين في اتخاذ القرار المناسب.
(5) الصفات الواجب توفرها في نظم دعم القرار:
(أ) البساطة ( البُعد عن التعقيد ).
(ب) سهولة التحكم بالنظام.
(ج) المرونة والقدرة على التكيف.
(د) سهولة وإمكانية الاتصال بهذا النظام.
(هـ) أن يرفع من قدرة وإمكانيات المستخدم في حل المشاكل.
(6) مكونات نظم دعم القرار. يتكون هذا النظام من ثلاثة مكونات تتفاعل مع بعضها البعض:
(أ) نظام اللغة. وهي الوسيلة اللازمة لتحقيق الاتصال بين المستخدم والمكونات الأخرى لنظام دعم القرارات.
(ب) نظام المعرفة. وهي المعرفة التي تتعلق بالمشاكل التي يواجهها التنظيم وتتوفر على شكل إجراءات أو بيانات.
(ج) نظام معالجة المعضلات . ويتضمن النماذج المستخدمة ويعتبر أداة الربط بين نظام اللغة ونظام المعرفة.
(7) الهدف من نظام دعم القرار. يهدف هذا النظام إلى ترشيد عملية صنع القرار وزيادة فعاليته بواسطة التفاعل بين الإنسان والحاسب الآلي وذلك بتمكين المدير من السيطرة المباشرة والتحكم بمخرجات الحاسب الآلي.
ومن ملامح هذا النظام ما يلي:
(أ) دعم القرارات المبرمجة وغير المبرمجة التي تتخذها الإدارة العليا.
(ب) التركيز على خاصيتي التفاعل والمرونة اللتين تؤديان إلى التكيف مع متطلبات متخذ القرار.
(ج) يدعم القرارات الفردية والجماعية مع التركيز على فعالية المحصلة النهائية للقرارات.
(د) التكامل مع بقية نظم المعلومات الأخرى مثل نظم المعلومات الإدارية ونظم معالجة البيانات ونظام المكتب الآلي.
(8) أقسام نظام دعم القرارات:
(أ) نظم دعم القرارات المؤسسية . Institutional Decision Support System ويتعامل هذا النوع مع القرارات المتكررة بشكل دوري التي تستخدم فترات طويلة ، وذلك لحل المشاكل ذات الطبيعة المتماثلة ، ويتعامل أيضاً مع المعضلات التشغيلية ومشاكل الرقابة الإدارية .
(ب) نظم دعم القرار الخاصة بموضوعات محددة. وهذا النظام بعكس السابق حيث يتعامل مع القرارات غير المتكررة دورياً مثل قرارات التخطيط الاستراتيجي ، وقرارات الاستثمار المشترك.
(ج) نظم دعم القرارات الجماعية. ويتم دعم مجموعة من المستخدمين للنظم بحيث يكون كل واحد منهم مسؤولاً عن مهمة مستقلة.
(د) نظم دعم القرارات الفردية. وتركز على وجود مستخدم (فرد) يؤدي نفس الأنشطة التي يؤديها الآخر.
(9) أنواع نظم دعم القرارات الجماعية:
(أ) استخدام غرفة القرار (Decision Room) . وهي غرفة مجهزة بكافة الوسائل لتسهيل عملية صنع القرار بين الأعضاء.
(ب) شبكة القرارات المحلية. (Local Decision Network) . وفيها يتم الاتصال بين الأعضاء كل من مكتبه ويتفاعل الأعضاء بعضهم مع بعض من خلال ما يُعرف بمحطة العمل (Work Station) ومع المشغل المركزي الذي لديه قاعدة البيانات والنماذج ويتبادلون الرسائل الإلكترونية فيما بينهم .
(ج) مؤتمر الاتصال (Teleconferencing). وينفذ هذا النوع عندما يكون الأعضاء في أماكن بعيدة عن بعضهم البعض ولا تدعو الحاجة لاجتماعهم في مكان واحد لاتخاذ القرار مثل فروع الشركة المنتشرة في أرجاء البلاد.
(د) صنع القرار عن بُعد (Remote Decision Making) . ويتم عقد لقاءات غير مجدولة وقد تكون طارئة حيث يتم تحديد الوقت الذي يبدأ فيه الاجتماع وثم المناقشة عن طريق شاشات العرض.
(10) خصائص نظم دعم القرارات الجماعي:
(أ) إمكانية وسهولة تعلم استخدام هذه النظم من قبل الأفراد.
(ب) تنفذ بشكل جماعي أثناء العمل دون عناء يذكر حيث توفر وقت الأعضاء.
(ج) تؤدي إلى الابتعاد عن الأساليب السلوكية السيئة كالنقاش البيزنطي.
اتخاذ القرارات التنظيمية ونظم المعلومات .(and Information System Decision):
أثبتت التجارب والخبراء أن عملية صنع القرارات في المنظمة عملية جماعية وليست فردية ولهذا يراعى ذلك عند تصميم نظم المعلومات ، ويجب أن يؤخذ في الاعتبار عند تصميم نظم المعلومات الحالة النفسية التي يمر بها صانع القرار وعملية الضغط التي قد تمارس عليه ولذا فإن التصميم المتقن لنظم المعلومات الذي يخدم عملية صنع القرارات التنظيمية يقوم ويعتمد على عدة أسس، منها:
أ. المعرفة التامة ببيرقراطية التنظيم.
ب. التوافق بين مختلف الاتجاهات.
ج. الدراية والخبرة بعملية صنع القرار السليم.
د. فهم السياسات والإجراءات التي تطبقها المنظمة.
مستويات صنع القرار .(Decision Making Levels) تحقق المنظمة أهدافها من خلال القرارات التي تتخذها وذلك بناء على توفر المعلومات .
ويتم الربط بين الهيكل التنظيمي ونظم المعلومات من خلال ثلاثة مستويات تنظيمية:
أ. المستوى التشغيلي ، أو مستوى مراقبة العمليات . (Operation Control Levels).
ب. المستوى الإداري أو مستوى المراقبة الإدارية . (Management Control Levels).
ج. المستوى الإستراتيجي ، أو مستوى التخطيط الإستراتيجية (Strategic Planing Levels).
ففي المستوى التشغيلي يتم اتخاذ القرارات التي تتعلق بتنفيذ مهام محددة وضعتها المستويات التنظيمية الأعلى وقد يُطلق على هذا المستوى (المستوى التنفيذي) لكونه يشتمل على مديري الإدارات ورؤساء الأقسام والوحدات التنظيمية. وتنفذ الأعمال الاعتيادية (الروتينية) في هذا المستوى وقد تكون يوماً بيوم لأنها مبرمجة.
أما المستوى الإداري للقرارات فيهتم بكفاءة وفعالية استخدام الموارد ويقوم بتقييم أداء المستوى التشغيلي ، ويعتبر حلقة وصل بين المستوى التشغيلي والمستوى الاستراتيجي. ومن مسئولياته: تحويل الخطط والاستراتيجيات التي وضعها المعنيون بالمستوى الاستراتيجي إلى مهام وواجبات للمستوى التشغيلي ، ويسمى المستوى الإداري بالمستوى التكتيكي حيث أن قراراته تنفيذية لكل ما تم اتخاذه في المستوى الاستراتيجي ومن ذلك تخصيص الميزانية وجدولة الإنتاج. ويوضح الشكل رقم (3) مستويات صنع القرار:
المراحل الأساسية لصنع القرار. (Main Stages Decision Making).
علمنا أن الهدف الأساسي لتصميم نظم المعلومات هو خدمة عملية صنع القرار ولذلك تلعب نظم المعلومات دوراً مهماً في كافة مراحل صنع القرار الأربع التالية :
أ . مرحلة جمع المعلومات . (Information Gathering) .
ب. مرحلة تصميم النموذج . (Model Design Phase) .
ج. مرحلة التحليل والاختيار. (Choice and Analyst Phase) .
د. مرحلة التنفيذ .(Implementation Phase) .
وخلال المرحلة الأولى يمكن إيجاز الدور الذي تلعبه نظم المعلومات في الآتي:
(1) توفر قاعدة بيانات تساعد على تحديد المشكلة.
(2) تساعد نظم دعم القرار (DSS) في بناء النماذج.
(3) تساعد نظم المعلومات في تحديد المشكلة وتوفر المعلومات بواسطة التقارير.
وخلال المرحلة الثانية (تصميم النموذج) يتم التعبير عن المشكلة بعد تحديدها بنموذج يحتوي على كافة المتغيرات والعلاقة بينها ، وفي هذه المرحلة تستخدم النماذج الرياضية والكمية وتتم عملية المفاضلة بينها لاختيار النموذج المناسب ومن النماذج الكمية التي تستخدم لحل المشاكل الإدارية:
( أ ) أسلوب البرمجة الخطية.
(ب) أسلوب المعادلات الجبرية (الرياضية).
(ج) أسلوب المباريات.
(د) أسلوب صفوف الانتظار.
(هـ) أسلوب النقل.
(و) أسلوب التخصيص .
هذه القرارات أو الأساليب تساعد في التعرف على البدائل المتاحة ، وتقوم نظم المعلومات في المرحلة الثالثة (مرحلة التحليل والاختيار) بتوفير النماذج الرياضية والكمية التي تساعد في تحديد الحلول وفق معايير محددة وذلك لاختيار البديل الأنسب من بين عدة بدائل.
وفي مرحلة التطبيق يتم وضع البديل الذي تم اختياره موضع التنفيذ وخلال هذه المرحلة يمكن الاستعانة بوسائل دعم القرار مثل (DPS) ، (DSS) ، إلا أنه يجب تقديم شرح كامل للعاملين وأسباب مقنعة عن الحل أو الخيار الذي تم التوصل إليه والإجابة على جميع الاستفسارات من قبل المشاركين قبل التطبيق ويمكن أيضاً إجراء تجربه على الحل يحضرها كافة المعنيين .
تعاريف عامة.
أ. البيانات (Data) . هي عناصر من الحقيقة أو هي مادة خام تفتقر إلى المعنى العام لأن الغموض مازال يكتنفها وهي أيضاً المعرفة الفكرية المطبقة على عمل ما لزيادة قيمته.
ب. المعلومات (Information) هي بيانات تمت معالجتها وإزالة الغموض عنها بطرق آلية حتى أصبحت معلومات جاهزة للاستخدام من قبل المستفيد ، بحيث يستخدمها في التعامل مع أنشطة المنظمة مثل عمليات التخطيط والاتصال مع مراكز صنع القرار.
ج. النظم (Systems) . هي مجموعة أجزاء أو عناصر ترتبط مع بعضها البعض بعلاقة منطقية لكي تتكامل وتتفاعل لتحقيق أهداف معينة بواسطة تحويل المدخلات (البيانات) إلى مخرجات (معلومات).
د . موارد نظم المعلومات . هي الأجهزة (Hardware) ، والبرامج (Software) ، والعاملون ، وقواعد البيانات ، والفنيون والمختصون ، والكتبة ، وإداريو المراكز العليا للمعلومات.