تم النشر اليوم 2024/05/15 | 8 نقاط مهمة يجب عليك معرفتها عن كتابة التقارير

ما هي مواصفات التقرير الجيد

الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير وكذلك الوقت الذي يتم فيه عرض التقرير والذي يسمى بالبعد الزمني.الترابط والشمولية بمعنى أن التقرير يغطي الموضوع بشكل شامل ومن كل النواحي دون التقصير في ناحية معينة متعلقة بالموضوع، وإيجاد كل الإجابات للأسئلة المرتبطة بالموضوع فهذا سوف يوفر الوقت والجهد على من يقرأ التقرير الخاص بك.مراعاة الدقة وصحة البيانات التي يتم الإعتماد عليها في التقرير، عملية نقل البيانات تعتبر من الركائز الأساسية التي يتم من خلالها تقييم جودة التقرير ككل وكذلك تقييم معد التقرير ومدى كفائته في نقل البيانات وإعداد التقارير.تقديم التقرير بالحجم المناسب وهذا الحجم يعتمد بالأساس على موضوع التقرير نفسهِ، وكذلك الإدارة الموجه غليها التقرير وتقديرك الشخصي للموضوع هل يحتاج لشيء من السرد أم أنه يحتاج للإختصار وليس صحيحاً أن نجاح التقرير يعتمد على طوله أو عدد كلماته فكل تقرير وله خصائصه وظروفه الخاصة.القدرة على الإقناع فكلما كان تقريرك مقنع لمن يقرؤه فهذا يدل على مدى جودته وكذلك مدى نجاحك في إعداد التقارير داخل عملك.استخدام أسلوب سهل ومشوق في نفس الوقت يمنح القارئ نوع من الحماس والرغبة في إكمال القراءة دون ملل، فرغم أن التقرير وثيقة مهنية إلا أنه موجه لإنسان فهذا سبب قوي لاستخدام أسلوب ودود وسهل في الكتابة بعيد عن التعقيد والملل.البعد عن الأهواء الشخصية عند كتابة التقرير، فيجب أن يتمتع تقريرك بالموضوعية الكاملة ولا يجب عليك ذكر آرائك الشخصية في التقرير فهو يعتبر وثيقة عملية بحتة في النهاية.

ما هي الصعوبات التي ستواجهك عند كتابة التقارير

ضعف مهارة الكتابة لديك.ضعف المعلومات التي تمتلكها عن الموضوع.عدم قدرتك على العمل ضمن فريق عمل واحد.عدم قدرتك على الوصول للمطلوب في التقرير.

ما هو الإطار العام لكتابة التقارير

يمكننا وضع إطار عام لكتابة التقارير كما يلي:
صفحة العنوان: وهي الصفحة التي يتم فيها توضيح رقم التقرير وأسماء القائمين عليه، وإسم الشخص أو الجهة التي ستيم توجيه التقرير إليها، وكذلك إسم الجهة التي ستقوم بإرسال التقرير، ويمكن لصفحة العنوان أن تحتوي على وسائل الاتصال والعنوان الخاص بالجهة المرسلة للتقرير.فهرس التقرير: ومهمته هي توضيح أقسام وموضوعات التقرير المختلفة، وكذلك قائمة الجداول والرسومات البيانية والتوجيهية وأماكن تواجدها بالتقرير، ويطلق عليه إسم الفهرس أو جدول المحتويات.مقدمة التقرير: ويمكنك فيها الحديث عن المنشأة التي تتبع لها بشكل عام وكذلك الأوضاع الاقتصادية والسياسية التي تحيط بتلك المنشأة أو المؤسسة، أي أن المقدمة الخاصة بالتقرير تفيد في إعطاء صورة كاملة عن الوضع الحالي الذي تعيشه المؤسسة صاحبة التقرير.التقييم: ويتم من خلاله مناقشة النتائج التي تم الوصول إليها، والقيام بعرض تلك النتائج بشكل تفصيلي أكثر، وينقسم التقييم إلى تقييم كمي والذي يعتمد على الأرقام والأعداد مثل أن تقول تم عقد 3 ورش عمل وشارك بها عدد 30 طالب، وهناك التقييم النوعي والذي يقوم على الوصف التفصيلي للوضع مثل أن تقول قد أبدى الطلاب المشاركون في الورش نوع من الإرتياح نحو مشاركتهم في الورش الخاصة بكتابة التقرير.التوصيات: وهي تشتمل على التوصيات التي يقدمها التقرير، وكذلك مبررات تلك التوصيات وما تقوم به من تغطية إحتياجات متلقي التقرير.الملاحق والمرفقاتك: وهذا القسم يضم كافة الملاحق التي تم ذكرها في طيات التقرير مثل المطبوعات والصور والفيديوهات وأجندات العمل و كشوف الحضور والانصراف والأخبار الصحفية.
مقالات مشابهة
كتابة التقرير فن لا يدركه الكثيرون .. تعرف على 5 …كتابة التقرير فن لا يدركه الكثيرون .. تعرف على 5 …
10 عبارات جميلة في تعبير عن الأم10 عبارات جميلة في تعبير عن الأم
كيف تكتب موضوع تعبير مميز في 7 خطوات فقط .. تعرف …كيف تكتب موضوع تعبير مميز في 7 خطوات فقط .. تعرف …
3 من أهم أدوار رجال الشرطة3 من أهم أدوار رجال الشرطة

مقالات مشابهة

كتابة التقرير فن لا يدركه الكثيرون .. تعرف على 5 …كتابة التقرير فن لا يدركه الكثيرون .. تعرف على 5 …
10 عبارات جميلة في تعبير عن الأم10 عبارات جميلة في تعبير عن الأم
كيف تكتب موضوع تعبير مميز في 7 خطوات فقط .. تعرف …كيف تكتب موضوع تعبير مميز في 7 خطوات فقط .. تعرف …
3 من أهم أدوار رجال الشرطة3 من أهم أدوار رجال الشرطة

ما هي خصائص التقرير الجيد

هناك بعض الخصائص التي يتميز بها التقرير الجيد وهي:
الهدف من وراء التقرير هو السبب الوحيد من كتابته في الأصل.الإيجاز فكلما كان التقرير الذي تعده مختصراً وشاملاً كلما كان ناجحاً في توصيل ما ترغب في توصيله من خلاله.اجعل لغة تقريرك واضحة وبعيدة عن الألفاظ الغامضة والتي تحمل أكثر من معنى.يجب أن يكون تقريرك مدعم بكل ما يؤكده ويوثقه من وثائق وإحصاءات ومراجع متعلقة بمادة التقرير.قم بتحديد الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير وكذلك الوقت اللازم لكتابة التقرير بشكل واضح ومحدد.في نهاية تقريرك يجب عليك كتابة كل التوصيات والإجراءات الواجب تنفيذها بناء على ما توصلت إليه في هذا التقرير.في بعض التقارير يكون من المهم إرفاق بعض الرسوم البيانية والخرائط لتدعيم وتقوية التقرير.

أنواع التقارير

يمكننا تقسيم أنواع التقارير بناءاً على عدة معايير وهي:
أولاً: المعيار الزمني
حيث تنقسم التقارير بناءاً على هذا المعيار إلى:
تقارير دورية: وهي تقارير يتم عملها كل فترة زمنية ثابتة لتغطي هذه الفترة بالتحديد، ويتم تحديد هذه الفترة من خلال نظام العمل في المؤسسات المختلفة، أو من خلال قانون خاص ويمكن أن تكون هذه التقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية.ومن أمثلة تلك التقارير هي التقارير الإدارية والمالية التي ترفعها مؤسسة معينة إلى جهات أعلى أو إحدى الوزارات لعمل الرقابة اللازمة والتقييم اللازم على هذه المؤسسة صاحبة التقرير.تقارير غير دورية: وهي تقارير ترتبط بزمن معين وبشكل مفاجئ أو طاريء، مثل التقارير المكتوبة عن حدث معين أو مشكلة مفاجئة.
وكل تقرير من هذه التقارير مختلف عن أي تقرير آخر لأن كل منها مرتبط بحدث أو مشكلة مفاجئة أو إستثنائية، لذلك قد يطلق البعض على هذه التقارير بالتقارير الإستثنائية.
ويكون الهدف من تلك التقارير هو اتخاذ قرار سريع وحازم تجاه مشكلة أو أزمة معينة حدثت بشكل سريع ومفاجئ، وهذه التقارير تساعد أصحاب القرار في المؤسسات على تقييم الوضع الحالي بشكل سليم وسريع.
ثانياً: من ناحية الهدف والشكل والمحتوى
يختلف شكل التقرير من الداخل باختلاف هدفه، حيث أن هدف التقرير يضفي عليه شكل، وتنسيق معين كما أن المحتوى عامل أساسي أيضاً في تحديد شكل التقرير.
ثالثا من ناحية التوجيه
بالنسبة للتوجيه فتنقسم التقارير بصفة عامة إلى:
تقارير داخلية: وهي تقارير يتم عملها ورفعها ما بين الإدارات والجهات المختلفة لنفس المؤسسة، كتلك التقارير المالية والمحاسبية المرفوعة للإدارة العليا، أو تقارير متابعة الإنتاج أو حتى تقارير متابعة الأفراد والعمال فكلها يتم رفعها للإدارة العليا لنفس المؤسسة من قبل إدارات أدنى في المستوى الإداري للمؤسسة.تقارير خارجية: وهي تقارير تقوم بإعدادها المؤسسة للعرض على جهات خارجية مثل: الجهات الحكومية أو الرقابية أو الجهات المانحة وغيرها من الجهات الخارجية.

ما هو التقرير

كم مرة قد تطلب منك الأمر كتابة تقرير معين؟ سواء في عملك أو دراستك، لهذا يجب عليك أن تتعرف على كيفية كتابة التقارير والتصميم الخاص بها، فعلى حسب الغرض أو نوع البحث المقدم يختلف شكل وتصميم التقرير المطلوب إعداده.نحن في هذه المقالة سوف نتحدث عن كيفية كتابة التقارير بشكل إحترافي ومهني أكثر، وكذلك معرفة الأساس الذي بنيت عليه التقارير وعناصرها وغيرها من النقاط الهامة المتعلقة بالتقارير المختلفة. يمكننا تعريف التقارير على إنها وثيقة مهنية تحتوي على دراسة مشكلة أو أزمة معينة، أو مسألة مرتبطة بعملية نقل معلومات وبيانات ونتائج.
يكون الهدف من التقرير هو تقديم بعض الأفكار والتوصيات التي قد بنيت على أساس هذه الدراسة. هناك عدة قواعد ترتكز عليها كتابة التقارير ولا تختلف بإختلاف نوع أو غرض التقرير نفسه وهي:
الدقة.الإيجاز.الوضوح.

ما هي مراحل كتابة التقرير

تحديد الهدف الخاص بك من كتابة التقرير بشكل واضح جداً في ضوء سلطاتك والصلاحيات المتاحة لديك، وقم بتحديد موضوع التقرير في عقلك بشكل واضح من حيث مجال وهدف التقرير، وبصفة عامة فهدف الكاتب من كتابة التقارير ينحصر في تقديم معلومات وحقائق معينة، وكذلك اقتراح أفكار وتوصيات ومقترحات.تحديد الهدف الخاص بالقارئ وتعرف على ما يحتاجه القاريء من هذا التقرير بالذات، وهل هو على دراية مسبقة بموضوع التقرير أم لا، وكيف لك أن تضيف معلومات جديدة في تقريرك عن تلك المعلومات التي يمتلكها القارئ مسبقاً، ويجب عليك معرفة الجهة التي سيستقر بها تقريرك وكيف لها أن تستفيد مما ستقدمه في تقريرك.تحديد المادة التي ستستعين بها في إعداد تقريرك.جمع أفكارك والحقائق المتعلقة بموضوع التقرير.تأكد من صحة الأفكار والحقائق التي جمعتها قبل الكتابة.بعد تصحيح ومراجعة الأفكار والحقائق قم بتدوين ما توصلت إليه.قم بمراجعة تقسيمات التقرير مراجعة دقيقة جداً.قم بإختيار عبارة واحدة قصيرة وواضحة تعبر عن الهدف الرئيسي من كتابة التقرير وضعها عنوان للتقرير.ضع كل محتوى في التقرير في القسم الخاص به.تأكد من منطقية وإمكانية تحقيق التوصيات والنتائج التي توصلت إليها في نهاية تقريرك.حاول استخدام الصور والأشكال التوضيحية في تقريرك بقدر المستطاع.يمكنك إستخدام الهوامش إذا كان ذلك مفيداً.قم بمراجعة العناوين الرئيسية والفرعية داخل التقرير.إختيار خاتمة للتقرير مناسبة للسياق العام ونوع التقرير.

ما هي أهمية وفوائد التقارير

يعتبر لكتابة التقارير أهمية وفوائد كبيرة سنوضحها على النحو التالي:
تعتبر أحد أهم مصادر المعلومات.تعتبر أداة قوية للمراقبة العملية وتقييم العمل والنشاطات المختلفة الموجودة فيه.تقدم كل ما هو جديد بخصوص الوضع في بيئة العمل.تسهل عملية التفاهم والتقارب ما بين الإدارات المقدمة والمستقبلة لها.التقارير تعتبر إثبات قانوني وكذلك إعلان للمؤسسة.تساعد على إنجاز العمل وتوفير الوقت والجهد والمال.