[ تقنيات منوعة ] أهمية التقرير الاداري داخل وخارج المنشأة # اخر تحديث اليوم 2024-04-27

تم النشر اليوم 2024-04-27 | أهمية التقرير الاداري داخل وخارج المنشأة

أهمية التقرير في ميدان العمل

التقرير هو وسيلة تساعد كل ادارة داخل المنشأة في التحكم أكثر بمصداقية العمل وبحسن سيره وبترتيبه وتنظيمه ومعالجة المشاكل الحاصلة او حتى المشاكل التي يمكن حصولها.التقرير ينظم عمل المنشأة من حيث كيفية الادارة السليمة وأيضا يعطي معلومات للادارة حول وضعها الاداري والمالي والفني مما يساعد في دراسة معمقة للقرارات قبل اتخاذها.يعتبر التدقيق أداة رقابية تساهم في جعل مسار العمل أكثر ليونة وأكثر نظاما وأكثر تجنبا للأخطاء.التقرير يساهم في سرعة الانجاز والقدرة على المنافسة القوية ومواجهة المنافسين ومجابهة الصعاب.التقرير يساعد في تشخيص دقيق للحالات ويساعد على كشف نقاط الضعف في المنشأة للتمكن من معالجتها أو التخفيف منها.يساعد التقرير على تقييم الأداء من حيث أداء العمل وأداء الموظفين وأداء الانتاج وأداء كل شيء فعال في المنشأةq.التقرير يقدم الانجازات التي تم القيام بها وعرضها على الجهات المعنية ومناقشتها براحة.التقرير يعطي موجزا عن عمل الدوائر المختفلة وأقسامها التابعة والمشاريع التي نفذت والمشاريع قيد التنفيذ وهذا ما يساهم في مراقبة دورية لحسن سير العمل.يساعد التقرير على تعزيز وتقريب المسافات داخل المنشأة على صعيد الموظفين وكافة الاقسام والفروع.ينتج عن التقرير وضع الخطط التنفيذية للمشاريع ولحسن سير العمل.التقرير يساعد على توثيق وضبط المعلومات والبيانات والحقائق التي ينطوي عليها ويعد التقرير مرجع وسجل هام للمنشأة.يساعد التقرير على معرفة الحاجات التي يتطلبها موضوع الدراسة ويساهم في تحديد حاجات كل قسم ومتطلبات الدوائر المختلفة وحتى على الصعيد التفصيلي لحاجات الموظفين الاضافية من الناحية الشخصية او من الناحية الادارية لتحسين ظروف العمل.التقرير غالبا ما يساهم في تحديد التكاليف والعمل على تخفيضها وينظر الى التوصيات الهامة والمقترحات.

ميزات واجب توافرها في التقرير

التقرير يعتبر مرجعا أساسيا تعود اليه المنشأة عند حدوث أي مشكلة قانونية أو حتى مشكلة داخلية وهو بمثابة دليل موثوق يعتمد عليه.التقرير هو وسيلة موجهة للطرف الآخر هدفه توجيه وخلق ايجابية وتفاعل داخل المنظمة الواحدة لتوثيق العلاقات الانتاجية ما بين مختلف الاقسام ما بين العاملين فيها مع ادارتهم.يساهم التقرير في تعديل السلوكيات الفردية والجماعية.يدرفع التقرير من مستوى الفعالية داخل المنشأة.يمتاز التقرير بقدرته على انجاز الاهداف وتوسيع دائرة التقدم والتطور.يساعد التقرير على تقريب المسافات وفهم واستيعاب المشاكل واعطائها حقها اللازم من المعالجة وتسليط الضوء لامكانية المعالجة.خلق جو ايجابي بين مختلف الدوائر والاقسام ورؤساء الاقسام والعاملين مع الجهات الادارية.اتخاذ القرارات البناءة الهامة.يساعد التقرير على التعرف عن كثب على مختلف القوى العاملة في المنشأة البشرية والمادية.تعتبر التقارير القاعدة الأساسية التي تُتخذ القرارات بناء عليها في المواقف المختلفة.يساهم التقرير في طرح حلول وعرض مقترحات وتوصيات مختلفة الأنواع.

ما هو التقرير؟

يعتبر التقرير بمثابة ملخص بعد التكليف بمهمة ما أو ملخص عن قضية أو مشكلة أو حساب معين وهو بمثابة دراسة لاظهار وضع جوانب معينة أو مشاكل محددة في قضية ما. يناقش التقرير مختلف النواحي لاظهار نقاط ضعف أو نقاط قوة. التقرير هو مصدر قوي للادارة لتتمكن من ضبط الأمور داخل المنشأة وتسيير العمل بطريقة أفضل أو حتى تحسينها وجعلها أكثر نجاحا وأكثر تطورا.تساعد التقارير في تقديم المعلومات الموثوقة الى الإدارة وتعتبر أداة هامة ومرجع هام لإتخاذ القرارات والتعديلات اللازمة في أقسام الإدارة وفي مختلف الوظائف داخل المنشأة الواحدة. يعتبر التقرير تحليل علمي ومنطقي يساهم في ابراز نواح مختلفة وجوانب قد تكون الادارة قد سهت عنها أو قد تكون على غير دراية بها ولهذا فإن التقرير يسلط الضوء على هذه الأمور ويمكن المعنيين من إأتخاذ التدابير اللازمة لحل العقبات التي تظهر من خلال هذا التقرير.لا يقتصر التقرير على هذا المنحى فقط انما يتعدى ليكون ضمن المذكرات الادارية والنشرات والخطابات ولكنها تقوم بنقل المعلومات بين مختلف المستويات في المشروع الواحد او المنشأة الواحدة. وقد يكون التقرير مكتوبا أو قد يكون صادرا عن برنامج معلوماتي يعطي نتيجة أو ملخص عن دائرة أو عن حساب ما لا سيما في نظام المحاسبة والمعلوماتية، حتى يكون بريدا التكرونيا لتبليغ جهة ما عن اقتراحات وتوصيات معينة من شأنها التحفيز أو تنظيم أو تدبير العمل وحسن سيره، وتكون النتائج مدروسة في هذا التقرير بعد عرضها على البحث والتدقيق في كل من السلبيات والايجابيات الناتجة عنها.

ماذا تتضمن التقارير؟

تقوم التقارير بتقديم صورة عن واقع محدد للمنشأة أو وضع خاص لدائرة او لقسم او لحساب او لأي جهة فعالة داخل المنشأة، وأي مشروع اضافي او مشروع قائم داخل المنشأة ويتناول تفاصيل هذا القطاع بما فيه من سلبيا وايجابيات وظواهر ومخاطر وذلك للحد من الجانب السلبي والتركيز على الجانب الايجابي وحل ما يمكن حله من المشاكل والعوائق القائمة.يقوم التقرير بدراسة الايرادات والمصاريف الجارية ويدرس مدى قوتها وفعاليتها وتأثيرها على الموازنة العامة.يضع التقرير صورة مستقبلية للمنشأة بعد تقييم الوضع وتقييم ما قامت به من انجازات وما حدث من اخفاقات وفشل او خسارة خلال فترة العمل ويعيد التقرير برمجة الأمور ووضع خطط اخرى اكثر فعالية للعمل وأكثر تحفيزا للعمال وللانتاج.يدرس التقرير مختلف الانشطة داخل المنشأة ويساهم في جعلها أكثر انتاجا وأكثر حيوية وعطاء.يوسع التقرير من دائرة الاتصال والتواصل بين مختلف الاقسام والدوائر وجعلها وحدة عمل ذات هدف واحد.التقرير هو رقابة فعالة لرؤية سير العمل والطرق التنفيذية لذلك.
ولكي يحظى التقرير بالقبول، ينبغي التحققُ من توفر الامور التالية:
ينبغي على التقرير أن يحوي المصداقية في تناول المعلومات واعطائها.يجب على التقرير ان يحصل على الحقائق والتأكد من دقتها قبل ادراجها في التقرير.في التقرير يجب استخدام اللغة المناسبة والعملية والعلمية التي تصل الى الاهداف مباشرة.يجب ان يكون التقرير يحوي أفكارا دقيقة وموجزة ومختصرة تعرض المطلوب بشكل مباشر.يجب سرد الخطط والطرق الواجب اتباعها في التقرير بشكل سلس.الموضوعية في التقرير بحيث ان لا يكون هناك اي هدف شخصي انما تكون مصلحة المنشأة هي الأهم.اتخاذ القرارت السليمة التي من شأنها رفع مستوى المنشأة والمحافظة على سمعة جيدة وجعل المنشأة اكثر فعالية واكثر انتاجا.يجب ان يكون التقرير ذات مستوى في التعابير العلمية والسليمة من حيث اللغة والاملاء.التنسيق في التقرير وتقسيمه بشكل اداري جيد.