درس التخطيط - دورة تعليم السكرتارية الادارية # اخر تحديث اليوم 2024-04-19

لم يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز...

موضوع اليوم طويل لكنه شيق جدا ً ....

تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء القراءة .....

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية والثانوية

أهمية تخطيط العمل في السكرتارية :

يعتبر التخطيط أمر ضرورياً للسكرتير .. وقد قال أحد رجال الأعمال المشهورين :

" قبل أن تنظم الناس نظم نفسك "

لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم

المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد الأهداف ومن ثم

تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ...

أنواع التخطيط :

1- تخطيط سنوي ( خطة سنوية )

2- تخطيط شهري ( خطة شهرية )

3- تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )

4- تخطيط يومي ( خطة يومية )

التخطيط السنوي: ( هو خطة طويلة الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )

التخطيط الشهري: ( تتضمن الخطة الشهرية تصوراً عاماً خلال شهر معين )

التخطيط الأسبوعي: ( تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )

التخطيط اليومي: ( تعتبر قصيرة الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )

[ فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال ليوم واحد

السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية :

لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل

تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا

على عدد ما يكسبه من أصدقاء ..

ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ،

وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ..

لذا عليه مراعاة التالي :

أولاً : المظهر و السلوك في العمل :

المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب

أمام المراجعين والزوار..

ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي :

* الصفات الجسمية :- إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل

من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من

العاهات الغير عادية ..

* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم

وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء...

* الصفات الصحية :-يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة

تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...

* الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ،

ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال

الملابس الزاهية الألوان .....

* التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات

المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ،

لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام بكيفية استخدام

المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ، لأنه يعكس

صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..

ثانياً : السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )

1- الحضور في الميعاد ..

2- بشوشاً في كل وقت ..

3- متصفاً بالمرح ..

4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ..

5- كتوما في الأمور ..

6- معتنيا بالمكتب ..

7- هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )

8- مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..


علاقات السكرتير العامة والإنسانية :

* التعامل مع الرؤساء :

- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "

- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ..

- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها السكرتير تساعد

على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..

-قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..

* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :

-قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..

- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ، عليه أن لا

يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى المدير ..

- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على

هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم

في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...

* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى

"" مثل: المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون ..""

يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات

وذلك باتباع التالي :

1- الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام

المؤسسة بهم .

2- أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..

3- أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ..

4- يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .

5- أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة

الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ...